एक ट्रांसपोर्टर के ऑफिस में कई महत्वपूर्ण प्रावधान होने चाहिए, जिनमें कानूनी और नियामक अनुपालन (जैसे एमओआरटीएच दिशानिर्देश और जीएसटी नियमों का पालन), परिचालन संबंधी व्यवस्थाएं (जैसे वाहन प्रबंधन और बीमा), और बुनियादी सुविधाएं शामिल हैं। एक सुचारू संचालन के लिए, ऑफिस में ग्राहक सेवा, बिलिंग और ट्रैकिंग के लिए उचित कार्यक्षेत्र, और कुशल कर्मचारियों का होना भी आवश्यक है।
कानूनी और नियामक प्रावधान
मोटर वाहन अधिनियम और एमओआरटीएच दिशानिर्देशों का पालन: ट्रांसपोर्टर को केंद्रीय और राज्य प्राधिकरण के सभी नियमों का पालन करना चाहिए।
जीएसटी और ई-वे बिल: जीएसटी कानून और ई-वे बिल से संबंधित नियमों की जानकारी होनी चाहिए और उनका पालन करना चाहिए।
टीडीएस प्रावधान: छोटे ट्रांसपोर्टरों के लिए टीडीएस से छूट के नियमों और घोषणापत्र के बारे में जानना आवश्यक है।
अन्य शुल्क: सभी टोल शुल्क, स्थानीय शुल्क और जुर्माने का भुगतान करने के लिए तैयार रहना होगा।
परिचालन संबंधी प्रावधान
वाहन प्रबंधन: परिवहन के लिए उपयुक्त और अच्छी तरह से बनाए गए वाहनों की उपलब्धता सुनिश्चित करें।
बीमा: ट्रांज़िट बीमा की व्यवस्था करें ताकि माल सुरक्षित रहे।
रखरखाव और रिकॉर्ड: वाहनों का नियमित रखरखाव सुनिश्चित करें और सभी आवश्यक लाइसेंस और प्रमाणपत्रों को नवीनीकृत करने के लिए एक सिस्टम बनाएं।
ट्रैकिंग और ट्रेसिंग: ग्राहकों को शिपमेंट के स्थान की जानकारी देने के लिए एक ट्रैकिंग सिस्टम होना चाहिए।
दस्तावेज़ीकरण: सभी शिपमेंट के लिए खेप नोट (consignee note) और अन्य आवश्यक दस्तावेज तैयार करें।
बुनियादी और स्टाफ संबंधी प्रावधान
कार्यालय स्थान: संचालन और ग्राहक सेवा के लिए एक सुव्यवस्थित कार्यालय आवश्यक है।
कुशल कर्मचारी: अनुभवी और कुशल कर्मचारियों की टीम जो परिवहन, लॉजिस्टिक्स और ग्राहक सेवा को संभाल सके।
संचार: ग्राहकों और ड्राइवरों के साथ प्रभावी संचार के लिए एक मजबूत संचार प्रणाली होनी चाहिए।